これは常識！ビジネス文書は、A4用紙1枚が基本です。

まるで新入社員教育のようなタイトルですが、最近いろんな経営者とお会いする機会が多く、その中でビジネス文書について考えさせられることがありました。　ここで言うビジネス文書とは、自分のプロフィール、会社紹介、送付状、通知状、それこそありとあらゆる文書に共通していえることです。

最近お会いしているのは、福岡で強力なネットワークをお持ちの、経営者として大先輩の方々です。年齢は30代から70代まで幅広く、先ずは私自身を知ってもらうことから始めなくてはなりません。　通常会社へお伺いしてプレゼンテーションとなれば、PPTに数枚まとめてお話させていただくので、その延長線上でPPT1枚のプロフィールを作成しました。内容としては、サマリ（短い文章）、コアスキル、実績、資格をそれぞれ箇条書きで、かなり簡潔に見やすくしたものです。

ところが、ある経営者の方から、WORDで年表式にした方がいいよと指摘されました。　そう、歴史の年表のように、ビジネス上のイベントを淡々と記述するやり方です。これは、目からウロコでした。確かにお会いする相手が、年齢が上がれば上がるほど（≒人脈が多い方ほど）、年表式の方がちゃんと見てくれることに気付いたのです。

このように、自分では効率よく伝わる方法と思ってやっていることが、実は逆効果だったりしますが、自分ではなかなか気づきません。特に相手が違う業界の方だったり、違う文化圏だったりすると、こういう勘違いが起きたりします。そこで、時々立ち止まって、今のやり方を冷静に見つめなおす機会を作るのも、時には必要だと思うのです。また、身近に指摘してくれたり、アドバイスしてくれたりする味方を作るのも、経営者としては大切なことですね。

さて、表題のテーマですが、私の経験上、送付状なり通知状なりを作成するときは、下記のルールで作ると効果的です。

・出来る限りA4用紙　1枚以内にまとめる
・文字の大きさは、少なくとも12pt以上が良い。10.5 ptは止めましょう
・文章はつなげず、箇条書きにする
・伝えたい内容は、できれば3つ、多くても5つ以内にする
・どうしても文章になる場合は、段落をつけて見易くする

いかがですか？　あなたの参考になると幸いです。
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